経営者が取り組むべき仕組み化とは？必要な理由や進め方を解説

特定の従業員がいないと、業務が回らない状況をどうにかしたいと考えていませんか。組織全体の生産性を高める方法を探している方もいるでしょう。
これらの課題は、業務の仕組み化により解決できることがあります。

本記事では、仕組み化の概要と経営者が仕組み化に取り組むべき理由を解説し、仕組み化の対象になる業務や進め方を紹介します。業務の属人化などでお困りの方は参考にしてください。

仕組み化とは

業務の仕組み化は、誰が行っても同じ結果を出せる手順や判断基準を整備することです。
簡単に説明すると、すべての従業員が一定の品質で業務を行えるようにすることといえるでしょう。仕組み化前後の主な違いは次の通りです。

時期	違い
仕組み化前	・特定の役員や従業員に依存 ・業務プロセスが不透明
仕組み化後	・誰がやっても同じ結果を出せる ・業務プロセスが明確

仕組み化は、業務属人化の解消や業務プロセスの効率化につながります。ここまでの説明でわかるとおり、仕組み化の本質は、特定の従業員に依存せず、再現性の高い状態をつくることです。
多くの経営者にとって、必要性の高い取り組みといえるでしょう。

経営者が仕組み化を行うべき理由

仕組み化を行わないと、業務の品質にばらつきが生じたり、ミスが生じたりしやすくなります。ここでは、仕組み化を行うべき主な理由を紹介します。

個人の能力に依存しない体制を構築できる

仕組み化を行っていないと、個人の能力に依存しやすくなります。同じ結果を出せる手順や判断基準が定まっていないためです。
たとえば、優秀な従業員の働きで、業績が向上することもあるでしょう。
ただし、経営が安定するとは限りません。何かしらの理由で、当該従業員のパフォーマンスが低下したり、当該従業員が退職したりすることがあるためです。
特定の個人に依存すると、予期せぬ事態で経営状況は大きく変わります。経営を安定させ、持続的な成長を実現するため、業務の仕組み化が必要です。

ヒューマンエラーの発生を抑えられる

仕組み化に取り組むと、ミスの発生を抑えやすくなります。従業員間で、業務の手順を統一するためです。自己流のやり方に起因するミスの発生を防げます。
また、ミスが起きたプロセスや原因も把握しやすくなります。仕組み化に取り組んでいないと、各従業員が自己流のやり方で業務を進めるため、これらを簡単に把握することはできません。業務を改善しやすくなる点も仕組み化のメリットです。
継続的に取り組めば、ヒューマンエラーが減少し、従業員間の品質差も小さくなるでしょう。

人材育成の効率化を図れる

仕組み化されていない状況では、人材育成も効率よく行えません。教育内容や指導方法が定まらないためです。人材育成の成果は、教育担当者の能力に依存します。仕組み化で手順書を作成しておけば、教育内容や指導方法が定まるため、人材育成の効率化を図れます。手順書があることで、新人が自分で業務を覚えられる点や業務の属人化を防げる点もポイントです。

組織の成長につながる

仕組み化は、組織の成長を後押しします。手順の統一により、従業員間の能力差が小さくなるためです。誰が担当しても、一定の結果を期待できる状態になります。業務の割り振りが容易になると、組織としての生産性は向上するでしょう。
また、業務の属人化に起因するトラブルが減少するため、コア業務に充てられる時間も増加します。業務の仕組み化は、自社の競争力を高める取り組みです。

経営者が仕組み化を行うべき業務の種類

会社の業務は、以下の3種類に分かれます。

種類	概要
選択型（Pattern）	選択肢がある業務
単純型（Routine）	誰がやっても同じ結果を得られる業務
感覚型（Art）	個人の能力や経験に依存する業務

仕組み化に向いている業務は、選択型（Pattern）と単純型（Routine）です。
両者が占める割合は、全業務の大部分を占めると考えられています。
ここでは、選択型（Pattern）と単純型（Routine）の業務について解説します。

選択型（Pattern）

選択型は、複数のパターンの中からアクションを選択し業務を進めるタイプです。
具体例として、特定の条件下における問い合わせ対応や報告事項の振り分けが挙げられます。仕組み化しやすく、効果を実感しやすいため、優先的に取り組みたい業務のタイプです。
あらかじめ、選択肢と判断基準を定めておくと、経験を問わずスムーズに対応できます。

単純型（Routine）

所定の手順を繰り返す業務です。
ルールに従えば、誰が担当しても同じ結果を得られます。具体例として、データ入力や定型書類の作成が挙げられます。結果に差が生じにくいため、仕組み化によりかかるコストを削減したい業務といえるでしょう。ITツールを利用すると、効率よく仕組み化できることがあります。

経営者が仕組み化を行う手順

続いて、業務を仕組み化する基本的な手順を紹介します。

①業務内容を可視化する

以下の取り組みなどを実施し、業務内容を可視化します。

• 担当者にアンケートを実施する
• 業務に利用しているツールを確認する
• 業務プロセスをフローチャート化する

次に、以下の3軸で業務を分類します。

• 選択型（Pattern）
• 単純型（Routine）
• 感覚型（Art）

仕組み化の対象は、選択型（Pattern）と単純型（Routine）の業務です。中でも、属人化している業務や非効率な業務は優先度が高いといえるでしょう。

②業務を標準化する

仕組み化の対象となる業務を絞り込み、誰が担当しても同じ結果を出せるように手順や判断基準を整理します。発生頻度が高い業務から取り組むと、仕組み化の効果を実感しやすくなります。必要に応じて、ツールを利用した業務の効率化や自動化も検討するとよいでしょう。たとえば、表計算ソフトで、定期的に発生するタスクをチェックリスト化するだけでも、作業品質を底上げできることがあります。

③マニュアルを整備する

標準化した業務をマニュアル化して、必要なときに確認できる状態にします。マニュアル作成時に意識したいポイントは以下の通りです。

• 対象となる業務
• 業務の目的
• 業務を担当する従業員
• 業務を行うタイミング
• 業務の進め方
• 業務完了の確認方法

良いマニュアルは、見れば誰でも業務を行えます。文章だけでなく、図や画像も活用して、理解を促すことが大切です。注意点やトラブル時の対応を盛り込むと、実用性が高まります。

④継続的に改善・見直しを行う

マニュアル公開後は、継続的な見直しと改善に取り組みます。実際に運用していく中で、問題点がわかったり、現場の状況が変わったりするためです。見直しを検討したい主なタイミングは次の通りです。

• 現場でミスが起きたとき
• 現場から指摘を受けたとき
• 新しいツールを導入したとき
• 新しい担当者が業務に馴染めないとき
• 業務の進め方が変わったとき

トラブルに気づける仕組みを導入しておくことが重要です。マニュアルを更新した場合は、変更点などを現場に周知して浸透を図りましょう。

まとめ

仕組み化は、誰が行っても一定の結果を出せる手順や判断基準を構築する取り組みです。
ヒューマンエラーの発生を抑え、個人の能力に依存しない組織を作れます。仕組み化の対象は、選択型（Pattern）や単純型（Routine）に分類される業務です。
業務内容を可視化し、標準化を進め、マニュアルを整備することで仕組み化を図ります。
現場の状況に合わせて、継続的に見直しや改善を行うことも重要です。

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