人事制度設計とは？土台となる制度・流れ・ポイントを解説計

人事制度設計は企業の成長を支えるうえで重要な基盤です。会社にとって必要なものであると理解しているものの、何から手をつけるべきかわからないと悩んでいる経営者の方もいるでしょう。

本記事では、人事制度設計を行う目的や土台となる3つの制度、具体的な人事制度設計の流れなどを解説します。

また、初めて取り組む方でも理解しやすいように、人事制度設計を行う際のポイントについてもまとめました。ぜひご覧ください。

人事制度設計を行う目的

人事制度設計とは、給与や昇給、評価など、会社における人材に関するルールや仕組みを整えることです。単純に従業員の管理や報酬に差をつけるために行うものではなく、企業が掲げているビジョンや事業戦略の実現に向けて、各個人が持つ力を最大限に引き出すことが大きな目的となります。

従業員からすると、どのような人材が評価され、どういった行動が求められているのかがわからないと、どこを目指して動くべきか判断しにくくなるので注意しましょう。

その結果、モチベーションの低下につながるケースもあります。

人事制度を整備することで各従業員が取るべき行動がわかりやすくなるため、組織全体のパフォーマンス向上が期待できます。このことから、人事制度設計の重要な目的は企業の成長を支えられる仕組みづくりにあるといえるでしょう。

人事制度設計の土台となる3つの制度

人事制度はさまざまな要素で構成されていますが、その中でも特にポイントになるのが「等級制度」「評価制度」「報酬制度」の3つです。それぞれ解説します。

等級制度

等級制度とは、従業員を一定の基準で等級ごとにランク分けし、それぞれの等級で求められている役割や能力の要件についてまとめたものをいいます。

代表的な形式としては、能力やスキルに応じて評価する職能資格制度、職務の重要度や責任の大きさで区分する職務等級制度、担当する役割の大きさで判断する役割等級制度などがあります。

企業によって適した形式は異なるため、見極めが必要です。

評価制度

評価制度は、従業員に求める成果や具体的な行動を定めたものです。それに基づき、評価を行います。

どういった基準で評価されるのかが不透明な場合、従業員から不満や不信感が生まれやすくなるため、評価制度を明確にしておくことは非常に重要といえるでしょう。

目標の達成度をもとに評価する目標管理（MBO）、上司だけではなく同僚や部下など複数の視点を取り入れる360度評価、日々の行動や姿勢を評価する行動評価などの評価方法があります。

報酬制度

報酬制度は、給与や賞与の決め方に関する基準や支給方法に関して定める仕組みのことです。主な形としては、成果や業績に応じて報酬が変動する成果主義型、年間で報酬額を決める年俸制、役職や担う役割に応じて給与を設定する役割給などがあります。

報酬制度については、等級や評価と連動させる形で適切に設計する必要があります。

人事制度設計の流れ

人事制度を設計する際は、一つひとつ慎重に手順を進めていくことが大切です。ここでは、具体的な設計の流れについて解説します。

①自社の現状を把握する

はじめに、自社の課題や現場の実態を正しく理解することから始めましょう。たとえば、従業員がどのような点に不満を感じているのか、現在の評価制度に納得しているのかなどを把握することが重要です。

何らかの不満がある場合は、その原因を把握したうえで制度を作ることで課題解決につながりやすくなります。

従業員の本音を収集するためには、社内アンケートや個別インタビューを実施するのが効果的です。

②方針を定める

現状の把握が済んだら、どのような組織を目指すのか、人事制度全体の方針を明確にしましょう。ここが曖昧なまま進めると制度の一貫性がなくなるだけではなく、現場が混乱して進めにくくなるケースがあります。

将来的にどのような人材を育てたいのか、どういった組織を目指すのかも重要な視点です。

③具体的な制度を構築する

方針が固まったら、それに基づく形で具体的な等級制度、評価制度、報酬制度を整備していきます。各等級で担う役割や評価の具体的な基準、さらに評価結果をどのように給与・賞与へ反映していくのかを決めましょう。

この時、注意が必要なのが実際の運用を想定したうえで設計することです。理想だけを形にするのではなくシミュレーションを行い、評価結果に偏りが出ないか、運用を続けるにあたり問題がないかなどを確認します。

④従業員に共有する

制度設計後は、従業員に正しく理解されていることが重要です。具体的な説明もないまま、よくわからない状態で制度を導入すると、不安や不信感を招く可能性があります。

資料の配布や説明会の開催を検討するとよいでしょう。

また、わからない点があれば質問できるように、問い合わせ窓口も設けておくことをおすすめします。

制度を定着させるためには、従業員からの理解が欠かせません。なぜこの制度が必要なのか、それぞれの従業員にどのような影響があるのかを、わかりやすく説明しておきましょう。

⑤運用と定着を図る

制度を導入し、運用しながら改善を続けていきましょう。大切なのは、人事部門だけに任せるのではなく、評価を行う管理職が制度内容を正しく理解しておくことです。

共通の認識が持てないまま運用を続けると、評価のばらつきや基準のズレが生じるおそれがあります。

結果として正しく評価されず、制度そのものの信頼性が損なわれる可能性もあるため、定期的に研修を実施するなどして、設計した人事制度が社内に定着するように取り組みましょう。

人事制度設計を行う際のポイント

実際に人事制度設計を行う前に、注意しておきたいポイントを確認しておきましょう。以下の3つが重要です。

従業員の意見を取り入れる

人事制度設計で失敗してしまう典型的な例が、制度をすべて経営側で決めてしまい、現場の実態とズレが生じる問題です。

従業員に配慮することなく、組織の成長のみを優先して考えた制度になると、従業員から大きな不満の声が寄せられることもあります。

結果的に制度の運用が難しくなる可能性もあります。こうした事態を防ぐためにも、あらかじめアンケートやヒアリングを通じて従業員の声を取り入れることが重要です。また、導入後も定期的に意見を募り、改善につなげていきましょう。

評価基準を明確にする

評価基準が曖昧だと、評価の担当者によって同じ成果でも異なる評価となるおそれがあります。結果として不公平感につながるため、なぜこの評価になるのかを説明できるように、基準を明確にしておきましょう。

個人の判断に任せる形にならないようにするには、できるだけ具体的な評価基準を定めておくことが重要です。目標に数値を設定することで、評価の根拠が明確になります。

法律上の問題はないか確認する

人事制度はすべて自社で自由に決めてよいというわけではありません。あくまで法律の枠内で運用しましょう。

仮に労働基準法や労働契約法などに違反する内容が含まれている場合、罰則が科されるリスクがあります。

さらに、それが従業員や取引先に知られれば信頼を損なう可能性もあるため、十分注意が必要です。

自社だけで判断が難しい場合は、社会保険労務士や弁護士といった専門家に相談する形で進めていきましょう。制度を安心して運用するためにも、法令遵守の視点を取り入れることが大切です。

まとめ

企業の成長を支えるうえでも、人事制度設計は非常に重要な役割を持っています。等級制度、評価制度、報酬制度について理解し、適切な形で進めていきましょう。

その際は従業員の意見を取り入れることも欠かせません。

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