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2021.02.10

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組織図が権限委譲を実現する 

株式会社ブレインマークス

今回のテーマは「組織図が権限委譲を実現する」についてです。

社員30名以下の中小企業にとって、権限委譲は非常に難しい問題です。

・実際に社員に任せることが不安
・権限委譲の方法がわからない

このように、弊社のクライアントさんの中にも、権限委譲について悩んでいる方が非常に多いです。

権限委譲の問題を、一括りにしてしまうのは少し乱暴かもしれませんが、権限委譲をするために、最初にやるべきことをお話します。

◾️兼業する社員が多い会社に、起こり得る問題

権限委譲がしたいが、社員は新人ばかりで任せられない会社や、社員に任せても責任をもって仕事をしてくれず、任せた途端に仕事が止まってしまう会社もあります。

特に、社員30名以下の中小企業の場合は、非常に多くの仕事を少人数で兼務している場合が多いと思います。

弊社も、1人の社員がマーケティングや採用面接、公演に登壇など複数の業務を兼業しています。すると社員は、自分の担当はなんなのか、わからなくなってしまうんですよね。

実際に多くの中小企業が、この状態に陥っていると思います。

会社の社員が30人以上になってくると、だんだんと分業になっていきますが、30人以下の会社はそうはいきません。

しかし、そのままにしていれば、すごく歪な組織ができてしまい問題が起こります。

例えば、たくさんの仕事を兼務していた社員が辞めてしまった場合です。あれもこれもと兼業していた、社員の代わりになる人材を探すのは非常に難しいです。色々な仕事を兼業していた社員のコピーを探すのは、不可能なのです。

◾️会社=作品づくりだと考える

問題が発生したために、まずは自分の会社がどういった状態で機能しているか明確にすることです。

そこで、組織図=設計図として考えてみることが重要です。

例えばオートバイを走らせる場合には、設計図が必要です。システム設計図がきちんとしているから、エンジンが機能して、走ることができます。

会社も同じように作品だと考えてください。

あなたの作品には、どういった組織があって、どんな機能があれば理想のオートバイになるのかを考えるのです。チャート式でシステム、設計図を書いてみてください。

会社は、人事部や営業、マーケティングなど複数の部署という機能が存在し、それぞれに担当がいる。そして機能が、きちんと全て機能して初めて会社は強くなっていきます。

設計図が完成したら、それぞれ担当する人の名前を当てはめてください。

中小企業の場合は、兼業している人が多いため、同じ人の名前でたくさんになるはずです。社長自身の名前も多くなるはずです。

その時に、その人に合った特別なポジションをつくってはいけません。いろんなシステムを兼業しているのだと明確にわかるように、それぞれに名前を割り当ててください。

そして、会社が成長していくと共に、兼業を減らしていくことを考えてください。

◾️組織図から社長の名前を減らしていく

私は、社長が3ヶ月不在の事業を目指すうえで、毎年やっていることがあります。それは、組織図を見ながら自分の名前をどれだけ減らせるかということです。そうすることによって、社長が不在でオートバイが動く仕組みに近づいていくのです。

一番の理想は、社長が現場でオートバイの一部を担わなくてもいいようにすることです。オートバイの頭脳でいることが一番です。しかし、中小企業の社長であれば、現場で一部を担わなければならないのが現状だと思います。

ですので、まずは機能中心のシステムチャート図を作成してください。そして、後から人を当てはめて組織図をつくりましょう。

そして、だんだんと経営者の名前を抜いていけるように考えるのです。最終的には、組織図の中の代表取締役だけ、もしくは経営戦略の機能だけに社長の名前がある状態にしていきましょう。

◾️組織図の最大の利点

この組織図のつくり方の最大の利点は、誰が何の役割で、何の責任をもっているのか明確にわかることです。社員も任された部分に責任をもって仕事をするし、役割を担う覚悟ができます。

社長が社員に「この仕事をお願いします」と言うよりも、「マーケティング部門をお願いします」と言われて方が、社員は頑張れるものです。

仕事を任せるよりも、機能ごと任せて「2年・3年掛けて、あなたこの部門をしっかりとやってください」と言えば、社員教育にもつながるし、経営者も健全でいられます。

よく、社内で問題が発生した時に、誰の役割が明確ではなかったために、ポテンヒットしてしまうことがありますよね。

しかし、組織図の中で、ここは営業の役割、ここはマーケティングの役割といったように、明確に決めておけば、会社はどんどんシステマチックになり、ポテンヒットは起こりにくくなります。

もちろん、役割が明確な方が、社員も働いていて気持ちいいはずです。

私も、7年ぐらい前に最初にこのような組織図をつくりました。当初は、同じ社員の名前が組織図内にたくさん書いてある状態でした。現在は、その組織図を元に人材が加わったらその中で役割を決めています。

部門変更をする際にも、組織図の中で割り振っています。社員が徐々に多く役割を与えられるようになるため、色々な責任をもてるように組織図を活用してマネジメントすることが定着しています。

このマネジメント方法を覚えたらすごく楽になります。

まずは、権限委譲を始めるスタートとして、機能中心の組織図をつくってみてください。そして誰にどんな役割と、責任を任せているのかを明確にしてみてください。

YouTube動画URL
→ https://www.youtube.com/watch?v=a1L–FX_C5o&t=130s

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