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2020.06.26
■社員から見た風景~ホワイトボード編~

株式会社ブレインマークス

 

弊社では、たくさんのスケジュール管理の方法を
日々、使用しています。

その中でも、私がいいなと思う
スケジュール共有方法は「ホワイトボード」です。

弊社のホワイトボードには、会議スペースの欄を設け、
使用する時間、理由、利用者の名前が見えるようになっています。
これを毎朝更新するのです。

私はこのアナログとも言える方法が
会社では大きな効果を発揮していると思います。

私が思うメリットは2つです。

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①顧客対応がスムーズになる
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 不在の担当者に対し、
 顧客から問い合わせがあった場合、
 ホワイトボードを見ることで、
 瞬時に担当者の行動を理解し、
 素早く明確な回答をすることができます。

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②ミスを防げる
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 例えば、ホワイトボードを書くことで、
 「会議室予約していなかった!」など、
 早めにミスに気づくことができます。

 そのため、誰かに場所を譲ってもらったり、
 外部に会議室を借りたり、
 様々な対処をすることができるのです。

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私は、新入社員のころ
よくこのホワイトボードを眺めながら
お客さんの名前を覚えたり、
来客対応への心の準備を行なったりしていました。

その結果、対応させていただいた
お客さんの名前や顔は今でも覚えていますし、
早めの準備の習慣が身についたなと思います。

これからも、このホワイトボードを
改善しながら使っていけたらいいなと
思っています。

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